Hướng dẫn cách lập kế hoạch chuyển văn phòng làm việc từ A đến Z

Cập nhật: 2020-03-06 16:32:17

Để việc chuyển văn phòng được thuận lợi nhất thì bạn cần lập một bản kế hoạch chi tiết trước khi thực hiện chuyển văn phòng.

Vậy trước khi chuyển văn phòng bạn cần lập kế hoạch cho những công việc nào để đảm bảo việc chuyển văn phòng được diễn ra nhanh chóng, hiệu quả và an toàn nhất. Hãy cùng tìm hiểu qua các chia sẻ dưới đây của Văn phòng cho thuê quận Bình Thạnh nhé!

>>>Có thể bạn quan tâm:

- Những giải pháp giúp tăng hiệu quả công việc cho dân văn phòng

- Những loại thực phẩm tốt cho sức khỏe dân văn phòng cần phải biết

- Những tật xấu thường gặp và cần sửa ngay của dân văn phòng 

Lập kế hoạch một tháng trước khi chuyển văn phòng

 

Trong bất kỳ công việc nào để công việc được hoàn thành một cách nhanh chóng thì lập một bản kế hoạch là việc làm cần thiết và việc chuyển văn phòng cũng như vậy. Một bản kế hoạch sẽ giúp bạn không phải bối rối khi làm việc giúp bạn thực hiện công việc một cách hoàn chỉnh nhất và không bị thiếu sót bất cứ vấn đề gì.

Trong bản kế hoạch chuyển văn phòng bạn cần thực hiện các công việc như sau:

Phân công nhiệm vụ

Đây là một việc làm vô cùng quan trọng nó giúp hạn chế được tình trạng đùn đẩy trách nhiệm gây ra các thiếu sót. Đầu tiên bạn hãy chọn ra một người phụ trách chính cho việc chuyển văn phòng, chịu trách nhiệm toàn bộ quá trình chuyển văn phòng của công ty.

Sau đó người phụ trách sẽ phân công các công việc cho các thành viên còn lại của công ty và có trách nhiệm giám sát công việc của mọi người nhằm đảm bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ.

Chọn ngày chuyển văn phòng

 

Để việc chuyển văn phòng không ảnh hưởng đến tiến độ công việc của công ty thì bạn nên ưu tiên chọn các ngày cuối tuần, ngày nghỉ hay ngày lễ. Ngoài ra còn một giải pháp được sử dụng khá nhiều là chuyển văn phòng theo từng phòng ban hay chia thành nhiều đợt để chuyển giúp hạn chế các ảnh hưởng của việc chuyển văn phòng đến các công việc khác.

Trong trường hợp công ty bạn xem trọng các yếu tố về phong thủy thì có thể xem và chọn các ngày hoàng đạo phù hợp với tuổi của người lãnh đạo công ty và chuyển văn phòng vào những ngày tốt đó.

Thông báo về việc chuyển văn phòng

Bạn cần thông báo việc chuyển địa chỉ văn phòng công ty cho các khách hàng của mình biết thông qua website, Fanpage facebook, gọi điện thoại, gửi email, tin nhắn,...để các khách hàng có những sắp xếp các công việc phù hợp và cũng tránh mất đi những khách hàng tiềm năng, quan trọng của công ty.

Cập nhật thông tin địa chỉ mới

Địa chỉ văn phòng làm việc gắn liền với rất nhiều các thông tin quan trọng khác vì vậy bạn cần lựa chọn thời điểm cập nhật địa chỉ văn phòng mới thích hợp. Bạn cần cập nhật lại địa chỉ văn phòng mới của công ty trên website, các bài viết, trên bảng hiệu, trên các văn bản hợp đồng, chân chữ ký email, card visit của nhân viên,..

Thông báo ngừng hoặc chuyển đổi các dịch vụ

Bạn hãy thông báo đến các đơn vị đang cung cấp các dịch vụ cho công ty như: internet, điện thoại, điện, nước,... về việc chuyển văn phòng công ty của mình, ngừng hợp đồng hay chuyển địa chỉ sử dụng càng sớm càng tốt nhé!

>>>Xem thêm:

- Văn phòng cho thuê hạng A quận Bình Thạnh

- Văn phòng cho thuê hạng B quận Bình Thạnh

Lập danh sách các đồ cần chuyển dọn và thanh lý

Bạn cần thực hiện việc lập danh sách các tài sản, vận dụng của công ty, bạn có thể phân công cho từng phòng ban tự liệt kê các tài sản của phòng ban mình. Đối với những tài sản có giá trị lớn thì người phụ trách toàn bộ việc chuyển văn phòng nên tự mình lập danh sách và kiểm tra lại. 

 

Sau đó bạn hãy tổng hợp lại các danh sách tài sản của công ty, xem xét và trình lên lãnh đạo những vật dụng không cần thiết có thể thanh lý để giảm tải khối lượng vận chuyển.

Lên danh sách tài sản càng chi tiết sẽ giúp bạn hạn chế được các nguy cơ bị thất lạc, mất mát hay bỏ sót các tài sản của công ty.

Lựa chọn dịch vụ chuyển văn phòng uy tín

Hiện nay có rất nhiều các dịch vụ chuyển văn phòng mà bạn có thể lựa chọn, tuy nhiên bạn nên lựa chọn những công ty có kinh nghiệm, uy tín và chuyên nghiệp. Bạn có thể tìm kiếm khoảng 3-5 công ty và so sánh để tìm ra đơn vị tốt nhất.

Sau khi đã lựa chọn được dịch vụ tốt nhất thì bạn hãy cùng trao đổi với họ về các phương án vận chuyển để tìm ra phương án vận chuyển tối ưu nhất và hãy lập danh sách các công việc cụ thể cần làm khi chuyển văn phòng.

>>>Tìm hiểu thêm các tin tức hữu ích tại chuyên mục Tin tức.

Ngoài các công việc trên thì bạn cũng cần lên danh sách các công cụ thiết bị, máy móc cần mua cho văn phòng mới, đóng gói các đồ đạc vật dụng đồng thời bạn cũng nên chuẩn bị việc cúng lễ nhập trạch tại văn phòng mới,...

Trên đây chính là những việc mà bạn cần lập bản kế hoạch khi muốn chuyển văn phòng. Hy vọng với những thông tin này bạn sẽ lập được bản kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết nhất giúp cho việc chuyển văn phòng được nhanh chóng và thuận lợi hơn.

Thông tin liên hệ: 

Địa chỉ: 10 Phan Đăng Lưu, Phường 3, Bình Thạnh, Hồ Chí Minh 70000

Hotline: 096 844 68 68

Email: info@leaderreal.com.vn

Website: http://vanphongchothuequanbinhthanh.com/lien-he

Tác giả Phụng Lê